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          北京華康公益基金會供應商遴選管理制度

          2019-03-11 19:57:29

          北京華康公益基金會供應商遴選管理制度

           

          第一條  為了規范北京華康公益基金會(以下簡稱基金會)供應商管理,確保基金會采購的物資和服務性價比最優,同時保證項目高效、規范運作,特制定本制度。

            本制度適用于基金會日常辦公和項目執行所涉及的物資和服務類采購的供應商選擇與管理。

            供應商管理原則:

          一)統一管理、規范運作、有效監督;

          二)強調性價比最優;

          三)公開、公正、公平;

          四)項目經費效益最大化;

          )不得損害基金會、受益人的利益和社會公共利益。 

            供應商應為經合法登記注冊的組織或具有與項目執行專業技能的個人。

          (一)合法登記注冊的法人實體,應具備下列條件:

          1.具有獨立承擔民事責任的能力,良好的商業信譽或社會公信力;

          2.具有履行合同所必需的設備和專業技術能力,《企業法人營業執照》及相關許可證照所列經營范圍、許可范圍中,應當包含有與為項目提供服務相符的經營項目、許可項目;

          3.具有健全的財務會計制度。

          4.具有與項目執行對應的發票科目;

          5.可提供《企業法人營業執照》及相關許可證的原件掃描件,交由基金會審核及備案;

          6.無失信記錄,有依法納稅的良好記錄。

          (二)個人供應商應具備下列條件:

          1.具有獨立承擔民事責任的能力;

          2.具有履行合同所必需的設備和專業技能。

          3.具有依法繳納稅收和保障資金的良好記錄;

            供應商分為固定供應商和非固定供應商兩類。經辦部門根據項目工作實際需求優先選擇《固定供應商目錄》中的供應商。若《固定供應商目錄》無法挑選出適合工作需要的供應商,可另行選擇非固定供應商。

            采購及供應商選擇程序。

          一)采購固定資產、低值易耗品及員工福利:

          1.1萬元以下無需比價,先選擇固定供應商;

          2.1萬元-5萬元基于公開價格三方比價或直接選用固定供應商;

          3.5萬元以上基于采購需求制定報價的三方比價或直接選擇固定供應商,同類供應商(三家)之間進行比價;

          4.單次合同20萬元為上。

          二)審計、法務、IT及財務服務類:

          1.1萬元以下無需比價,先選擇固定供應商;

          2.1萬元-5萬元基于公開價格三方比價或優先采用固定供應商;

          3.5萬元-50萬元基于針對采購需求制定報價的三方比價或優先采用固定供應商,同類供應商(三家)之間進行比價。

          4.50萬以上進行競爭性談判或招標。

          三)傳播用品設計及制作、新媒體開發和運維、公關、傳播服務、會展服務、攝影、攝像、速記等服務

          1.5萬元以下無需比,先選擇固定供應商;

          2.5萬元-50萬元基于公開價格三方比價或直接選用固定供應商;

          3.50萬元-100萬元的基于針對采購需求制定化報價的三方比價或優先采用固定供應商,同類供應商(三家)之間進行比價;

          4.100萬以上進行競爭性談判或招標。

          四)公益項目執行、研究、評估等項目:

          1.100萬元以下無需比,先選擇固定供應商;

          2.100萬元-200萬元基于針對采購需求制定化報價的三方比價或優先采用固定供應商,同類供應商(三家)之間進行比價;

          3.200萬元-500萬元的競爭性談判;

          4.500萬元以上的招標。

          以上四類采購所有金額均為單次合同現金支出預算金額。任何項目不可為避免比價、競爭性談判或招標流程而對合同進行分解或者其他方式規避招標。

            符合招標條件但具有下列情況之一的,可不采用招標方式,由經辦部門提出建議方式并書面報領導審批:

          一)承包商、供應商或者服務提供者少于兩家,不能形成有效競爭的;

          二)特殊行業規定及因緊急救災或者其他原因不適宜招標的。

            符合招標條件但具有下列情形之一的,可采用競爭性談判方式選擇供應商:

          一)招標后沒有供應商投標、沒有合格標的或者重新招標因時間或經費原因未能成立的;

          二)技術要求復雜或性質特殊,不能確定詳細規格或具體要求的;

          三)采用招標所需時間不能滿足工作開展緊急需要的;

          四)不能事先計算出價格總額的。

            采用三方比價方式的,應遵循以下程序:

          (一)至少獲得三家報價,并填寫比價記錄表;

          (二)評估各方的資質、方案和報價,選擇性價比最優的供應商;

          (三)簽署含報價單的書面協議作為支付時的輔助文件。

            采用競爭性談判方式的,應遵循下列程序:

          (一)成立談判小組。談判小組由經辦部門代表、相關分管領導共三人組成。若項目涉及特殊技術或行業要求,應邀請相關專家參與談判小組工作。

          (二)制定談判文件。談判文件應當明確談判程序、談判內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。

          (三)確定邀請參加談判的供應商名單并向供應商提供談判文件。需要邀請不少于三家符合資格條件的供應商參加談判。

          (四)談判。談判小組所有成員集中與單一供應商分別進行談判。在談判中,談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。談判文件有實質性變動的,經辦部門應當以書面形式通知所有參加談判的供應商。

          (五)確定成交供應商。談判結束后,談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規定時間內提供最終設計方案或解決方案及最后報價。談判小組根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商,并將結果通知所有參加談判的供應商。

          十一  采用招標方式的,應遵循以下程序:

          (一)成立招標小組。招標小組由經辦部門代表、人事處和相關分管領導不少于三人的單數組成。若項目涉及特殊技術或行業要求,應邀請相關專家參與招標小組工作。

          (二)制定招標文件。須包含招標公告(或投標邀請)、投標人須知、評標標準和方法、合同條款及格式、項目標的的技術標準和要求、投標文件格式等。

          (三)招標文件發布及答疑。如采用公開招標的方式須在基金會的媒介平臺上發布相關招標公告,并向在招標公告規定的時間內(不少于5個工作日)報名參加本項目的潛在投標人提供招標文件;如采用邀請招標的方式,須提前確定邀請名單(不少于三家),并向有意愿參加本項目的潛在供應商提供招標文件。

          (四)投標資料收集。須在規定時間內收集投標單位資料并進行整理。

          (五)招標評審會。邀請符合招標文件要求的供應商(不少于三家)進行一對一當面講標,根據招標文件規定的評標標準和方法對供應商進行綜合評審。在招標過程中,不得透露與招標有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。

          (六)確定供應商。評標小組綜合符合需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商,并將結果通知所有參加招標的供應商。

          十二  供應商須提供的資料。

          一)法人實體應提供以下資料:

          1.機構及團隊的專業資質:包括但不限于機構簡介、注冊文件(包括營業執照、組織機構代碼及稅務登記證等,復印件加蓋機構公章)、團隊成員簡介及資質證明等;

          2.按采購需求提供的其他資料。

          (二)個人應提供以下材料:

          1.個人簡介(過往作品、主要技能證明等)

          2.身份證正反面復印件;

          3.按采購需求提供的其他資料。 

          十三  項目供應商由基金會自主管理,建立項目供應商信息登記和誠信檔案,開展項目供應商的資質、能力、誠實信用、合規風險、內部管控、反洗錢、反商業賄賂、個人信息保護等方面的審查。

          十四  基金會將按照項目類別、實施類型和實施內容,對項目供應商進行分類、分項管理。

          十五  確定項目具體供應商后簽訂書面協議。項目經辦人負責和供應商提供物資或服務期間的溝通,確保供應商依書面協議按時保質完成相應服務。

          十六  服務驗收完成后,項目經辦人應及時記錄供應商服務效果等記錄,包括但不限于品質、交付日期、反饋和日常配合等方面的信息。相關記錄由經辦部門統一收集并及時提供給人事處保存。

          十七  項目部負責組織對供應商的年度評價。年度評價是指以年度為周期對供應商做綜合評估,每年年底一次。

          十八  秘書處結合各部門對供應商的評價,對于固定供應商給予保留和淘汰其在《固定供應商目錄》的資格認定。年度供應商評價期間,可以新增固定供應商。新增固定供應商需滿足以下條件:

          (一)至少與基金會合作兩次;

          (二)且每次都能達到基金會相應物資采購或服務提供的要求;

          (三)經辦部門一致評價該供應商可繼續長期合作。 

          十九  項目部負責供應商的歸口管理,包括負責供應商電子及紙質檔案管理、供應商服務效果記錄、固定供應商年度評價和更新《固定供應商目錄》。

          二十  各經辦部門負責收集供應商信息,監督管理供應商日常工作開展,并及時做好供應商服務結束后的評價工作。如需公開招標供應商,經辦部門還需負責招標相關的工作執行。 

          第一條 

          第二條 

          第三條 

          第四條 

          第五條 

          第六條 

          第七條 

          第八條 

          第九條 

          第十條 

          第十一條 

          第十二條 

          第十三條 

          第十四條 

          第十五條 

          第十六條 

          第十七條 

          第十八條 

          第十九條 

          第二十  本辦法由北京華康公益基金會負責解釋。

          第二十  本辦法經北京華康公益基金會理事會通過后實施。


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